Was ist die qualifizierte elektronische Signatur?
Die qualifiziert elektronische Signatur wird in der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-Verordnung) geregelt und hat grundsätzlich die gleiche rechtliche Wertigkeit wie die handschriftliche Signatur.
Um qualifiziert elektronisch unterzeichnen zu können, benötigt man ein Zertifikat eines qualifizierten Zertifizierungsdienstes. Dieses erhält man auf Antrag unter Nachweis der eigenen Identität der unterzeichnenden Person.
Wann wird die qualifizierte elektronische Signatur im Vergabeverfahren benötigt?
In Vergabeverfahren ist die qualifizierte elektronische Signatur grundsätzlich bei Übermittlung von Ausschreibungs- und Wettbewerbsunterlagen, Teilnahmeanträgen, Angeboten, Wettbewerbsarbeiten sowie Auftragsbestätigungen einzusetzen. Es kann aber auch ein qualifiziert elektronisches Siegel oder eine Amtssignatur oder eine Übermittlungsart herangezogen werden, bei der sichergestellt ist, dass die Vollständigkeit, Echtheit und Unverfälschtheit der Datensätze mit einer Qualität gewährleistet ist, die mit der Qualität einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. eines qualifizierten elektronischen Siegels vergleichbar ist.
Grundsätzlich legt der öffentliche Auftraggeber im Vergabeverfahren fest, ob er für die Angebotsabgabe eine qualifizierte elektronische Signatur/ein qualifiziert elektronisches Siegel oder die Übermittlung dieser Unterlagen in der Weise fordert, dass die Vollständigkeit, Echtheit und Unverfälschtheit in einer mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw Siegel vergleichbaren Weise zu erfolgen hat. Für Bieter lohnt sich daher ein Blick in die Ausschreibungsunterlagen. Auftraggeber sollten auf die Anforderungen, die die herangezogene Vergabeplattform stellen, achten, bevor sie die diesbezüglichen Festlegungen machen.
In der Praxis müssen die Angebote meistens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abgegeben werden, weil die Vergabeplattformen dies voraussetzen.
Was tun, wenn die zeichnungsberechtigten Personen eines Bieters nicht greifbar sind?
Um solche Fälle – vor allem kurz vor Ende der Angebotsfrist – zu vermeiden, sollten herkömmliche zivilrechtliche Vollmachten zur Signatur und Abgabe von Angeboten erteilt werden. In der Praxis kommt es öfter vor, dass die rechtsverbindlichen Erklärungen (wie rechtsverbindliche Angebote) von mehreren gezeichnet werden müssen, aber nur eine zeichnungsberechtigte Person anwesend ist. In solchen Fällen profitieren Unternehmen von vorab ausgestellten Vollmachten.
Die qualifizierte elektronische Signatur durch mehrere Mitglieder der Bietergemeinschaft ist in den meisten Vergabeplattformen möglich. Erkundigen Sie sich jedoch rechtzeitig vor Angebotsabgabe beim jeweiligen Anbieter, um die technischen Voraussetzungen zu schaffen.
Zum Abschluss sei noch ein nützlicher Hinweis gegeben:
Das Vergabeportal der Auftragnehmerkataster Österreich GmbH beispielsweise bietet den Bietern die Möglichkeit des Signaturservices. Sollten Sie daher als ausländischer Bieter nicht die Möglichkeit einer geeigneten qualifizierten elektronischen Signatur haben, so können Sie die Signatur selbst über das Signaturservice abgeben lassen. Hierzu empfehlen wir Ihnen, sich rechtzeitig mit dem Signaturservice in Verbindung zu setzen. Nähere Infos finden Sie unter https://www.ankoe.at/
Wolfgang Schweinhammer, Rechtsanwalt in Wien für Vergaberecht und öffentliches Mobilitätrecht
